Mój sposób na realizację celów, organizację

Sądzę, że wiele osób szczególnie prowadzących własne firmy, zastanawia się, jak działać, aby robić więcej, pracować mniej i zapanować nad chaosem mnóstwa krążących zadań.

Lata temu szukałem rozwiązania tego zagadnienia i zacząłem robić na każdy dzień listy zadań do realizacji. W zależności od koloru zadania miało ono wyższy lub niższy priorytet. To rozwiązanie pozwoliło mi pamiętać o wszystkim do zrealizowania, a do tego odhaczałem kolejne, zrobione zadania, co mnie motywowało, bo na bieżąco widziałem co już zrobiłem.

Po jakimś czasie zorientowałem się, że codziennie zostają mi niezrealizowane zadania, a to niestety zaczęło mnie demotywować. Dopiero po jakimś czasie zrozumiałem, że po prostu wyznaczałem sobie zbyt wiele zadań na każdy dzień. Sama lista nie była wystarczająca, bo zadania nie były osadzone w czasie i nie wiedziałem ile mi zajmą.

To były moje pierwsze nieudolne próby organizacji czasu, ale po latach doszedłem do modelu, który świetnie się u mnie sprawdza i teraz Ci o nim opowiem. Aha, z pewnością jeszcze nie jest to idealne rozwiązanie 🙂

Plany roczne, miesięczne, tygodniowe, dzienne

Plany roczne

Na początku każdego roku zasiadam z otwartym dokumentem google i planuję, co zamierzam zrealizować w tym roku w firmie oraz życiu prywatnym. Są to plany ogólne, bez szczegółów.

Jeśli nie wiesz jak przygotować plan roczny, to polecam Ci genialny artykuł/podcast Michała Szafrańskiego

Plany miesięczne

Pod koniec każdego miesiąca lub na początku kolejnego sprawdzam moją listę celów rocznych i wpisuję do Google Docs, co muszę zrobić w tym miesiącu. Następnie te zadania wpisuję w kalendarzu Google, mniej więcej, w którym tygodniu, czym będę się zajmował.

Ważne, że jeśli dany cel jest rozbity na kilka miesięcy, to muszę zastanowić się, co konkretnie w jego ramach mam do zrealizowania w tym miesiącu.

Plany tygodniowe

W piątki planuję prace na cały przyszły tydzień, rozkładając w kalendarzu Google dokładnie każde zadanie w odpowiednich godzinach. Pomiędzy zadaniami nie zostawiam wolnego czasu, bo to motywuje mnie do tego, aby spieszyć się z ich realizacją, bo zawsze czekają na mnie kolejne 🙂

W kalendarzu wpisuję też przerwy na posiłki, aby móc je zjeść w spokoju i nigdy o nich nie zapominać.

Dodatkowo w Google Keep (aplikacja do robienia notatek i list) robię sobie listę zadań do zrealizowania na dany tydzień, drukuję ją i wieszam w okolicach monitora. Listę mam też w apce na telefonie. Dzięki temu mogę na bieżąco odhaczać zrealizowane już zadania – to chyba nawyk z moich pierwszych prób zapanowania nad zadaniami 🙂

Rachunek sumienia przedsiębiorcy

W piątki robię krótki rachunek sumienia. Spotkanie i rozliczenie samego siebie. Podczas tego zadania:

1. Sprawdzam co udało się zrealizować z zadań zaplanowanych na dany tydzień,
2. Zapisuję swoje drobne sukcesy z danego tygodnia w domu i pracy,
3. Zapisuję na kolejny tydzień to czego z jakiś powodów jednak nie udało mi się zrealizować,
4. Czasami zastanawiam się, czy było coś, co mnie wyjątkowo zmotywowało do działania,
5. Zapisuję nauki/wnioski, jeśli takowe się pojawiają o których warto, żebym pamiętał,
6. Odhaczam zrealizowane zadania w Google Docs i Google Keep,
7. Rozpisuję zadania na przyszły tydzień,
8. Sprawdzam czy to, co robiłem nie odbiegało od moich celów miesięcznych i rocznych.

Powyższy sposób planowania sprawdza się u mnie znakomicie. O niczym nie zapominam, większość założonych zadań realizuję, a to poprawia moją samoocenę i daje motywację do działania.

Muszę przyznać, że pewnie przydałby się przegląd celów rocznych raz na 3 miesiące, bo niektóre okazują się zbędne, inne realizują się „same” 🙂

„Ale Ty zdrowy jesteś?”

Znajomi, którzy o tym wiedzą, mówią, że jestem zboczony na punkcie organizacji czasu i nie mogliby tak działać. Inni tego jeszcze nie mówią, bo się z nimi tym nie podzieliłem 🙂

Ja jednak po latach wiem, że dobra organizacja daje mi poczucie kontroli, spokoju i jest dla mnie wręcz niezbędna.

A Ty robisz plany roczne, miesięczne? Trzymasz się codziennego harmonogramu, czy nic nie planujesz i żyjesz dniem dzisiejszym? Napisz o tym w komentarzu.