Jeśli wykonujesz jakąś czynność cyklicznie, wchodzi Ci w nawyk. Robisz to tak automatycznie, że czasami nawet nie kojarzysz, że daną rzecz już zrobiłeś. To jak z oddychaniem 🙂 Ale niekiedy bywa to zgubne i tutaj z pomocą przychodzi checklista.
Checklista to lista czynności, które należy wykonać, w odpowiedniej kolejności, aby uzyskać konkretny/powtarzalny rezultat.
Gdzie stosuje się checklisty?
Obecnie checklisty stosuje się niemalże wszędzie. Jednak w zawodach dużego, ryzyka jak piloci lotnicy czy chirurdzy, są one podstawą, bez której nie można rozpocząć pracy.
Wyobrażasz sobie, aby np. chirurg zapomniał założyć fartuch, czy umyć ręce przed operacją? Albo pilot nie otworzył podwozia w samolocie? Jeśli checklista jest dobrze opracowana, to eliminuje się dzięki temu mnóstwo potencjalnych zagrożeń, które mogłyby się pojawić przez nieuwagę, rozkojarzenie…
Myślę, że najciężej stosować procedury u osób pracujących kreatywnie, bo dla nich bywają one dość mocno ograniczające. Poza tym w ich przypadku nie zawsze wszystko da się zaplanować np. że będę miał wenę twórczą 🙂
Pracowałem swojego czasu jako grafik komputerowy, pisałem też książkę i wiem, że czasami człowiek spędza N czasu, po prostu rozmyślając lub totalnie nic nie robiąc.
Do czego ja używam check list?
Uwielbiam checklisty ze względu na to, że w momencie, kiedy siadam do zadania, nie muszę się zastanawiać co mam teraz robić, ale pracuję nad konkretami, oszczędzam swój czas…
Task list używam przede wszystkim w firmie i mam np. dokładnie rozpisany:
- proces przygotowania dokumentów dla księgowej, bo zawsze o czymś zapominałem :),
- proces wprowadzania nowego klienta do firmy (po kolei jakie czynności są wykonywane…),
- proces przygotowywania artykułu na bloga…
Checklisty stosuję też w życiu prywatnym, choć tutaj już zdecydowanie w mniejszym stopniu. Pamiętam, że gdy moje córki były malutkie i trzeba było mieć ze sobą na wyjazdy milion rzeczy, to zrobiłem sobie checklistę, aby o niczym nie zapomnieć 🙂
Po ostatnim wyjeździe w góry, kiedy to okazało się, że zapomniałem ze sobą kilku rzeczy, przygotowałem taką checklistę i z każdym kolejnym wyjazdem uzupełniam ją, jeśli zachodzi taka potrzeba.
Lubię wyjazdy, ale nie lubię pakowania, bo prawie zawsze o czymś zapominam, albo po prostu mam taką obawę, że o czymś zapomnę 🙂 Dzięki takiej liście, wiem, że mogę spokojnie jechać i odprężyć się, korzystać z urlopu.
Przykład wykorzystania checklist w moim biznesie
Kilka lat temu, przygotowywałem jeden z moich kursów online nt. seo. Zawierał kilkadziesiąt lekcji, które nagrywałem cyklicznie i umieszczałem w nim. Niby proste, powtarzalne zadanie, po prostu dodanie nowej lekcji, ale składało się na to sporo drobnych elementów, o których zawsze trzeba było pamiętać.
Robiłem je z automatu, ale jak się okazywało, co jakiś czas łapałem się na tym, że coś mi umykało. Wtedy pomyślałem o zrobieniu task listy, dzięki której będę przechodził przez ten proces krok po kroku.
Przykładowa checklista używana w mojej firmie
- skopiuj poprzednią lekcję miesięczną,
- zmień datę opóźnienia materiału,
- zmień kolejność materiałów w WordPress,
- zmień jej miniaturę,
- zmień jej opis na /powitanie,
- zmień numer lekcji,
- zmień tytuł lekcji,
- zmień czas lekcji,
- zmień % postępu w szkoleniu,
- zmień materiał video,
- zmień opis lekcji,
- zmień „czego się dowiesz”,
- zmień linki do lekcji,
- jeśli trzeba, dodaj pliki,
- zmień listę zadań do wykonania,
- dodaj opis tej lekcji do poprzedniej, we wszystkich 6 (3 poziomy, plany miesięczne i roczne),
- skopiuj na plan roczny,
- dodaj gwiazdkę do bonusów na stronie lekcji,
- dodaj gwiazdkę do bonusów na wszystkich stronach bonusów,
dodaj bonus.
GETRESPONSE
- wprowadź e-mail z zapowiedzią nowej lekcji,
- wprowadź e-mail z zaproszeniem do lekcji.
WOW
Dopiero po spisaniu wszystkiego, zorientowałem się, jak cholernie dużo tego jest i dlaczego zdarzało się, że o czymś zapomniałem 🙂
I nie, ta lista nie była od razu idealna. Dopracowywałem ją wielokrotnie, bo niestety, ale część rzeczy robiłem tak automatycznie, że zupełnie zapominałem je zapisać.
Po co Ci checklisty i procedury?
Powyższy przykład pokazał, że dzięki takiej task liście, o niczym nie zapomniałem, czułem wewnętrzny spokój, że na pewno zrobiłem wszystko poprawnie, a to pozwalało przejść do realizacji kolejnego zadania bez zastanawiania się co chwilę: „czy aby na pewno o niczym nie zapomniałem”.
Idąc punkt po punkcie, skupiam się w 100% na tym, co mam zrobić i nie rozpraszam się jakimiś drobnymi pierdołami.
Jeśli prowadzisz własną firmę, to świetnym pomysłem jest wykorzystanie takich checklist, do przekazywania obowiązków pracownikowi.
Zobacz, że jeśli dokładnie krok po kroku w punktach, opiszesz co robisz, aby zrealizować dane zadanie, to bez problemu poradzi sobie z tym praktycznie każdy.
Dzięki temu Ty w łatwy sposób możesz przekazywać swoje zadania, a samemu skupiać się na czymś innym.
Oto dlaczego warto używać checklist:
- eliminujesz ryzyko błędu,
- nie zapominasz o niczym,
- łatwiej utrzymujesz skupienie na jednym, drobnym zadaniu,
- małe pojedyncze zadania, są dla Ciebie mniej stresujące niż jedno wielkie,
- ułatwia to wdrożenie nowej osoby do realizacji tego zadania.
Jak przygotowuję moje Checklisty?
1. Narzędzie do tworzenia check list
Znajdziesz dziesiątki różnych aplikacji, w których możesz tworzyć task listy. Ja tworzę je w dokumentach Google, a roboczo w telefonie korzystajam z aplikacji Google Keep. Dzięki temu mam do nich dostęp zawsze.
Ważne, żeby były dostępne przez stronę www oraz aplikację na telefonie, bo to zapewnia do nich stały dostęp. Oczywiście możesz posłużyć się chociażby kartką i długopisem, ja natomiast wolę wersję online ze względu na dostęp i łatwą edycję.
2. Spisywanie listy
Kolejny element to po prostu spisywanie wszystkiego krok po kroku, co wbrew pozorom wcale nie jest takie łatwe, jeśli opisujemy czynność, którą robimy już automatycznie i z pewnych elementów możemy sobie nawet nie zdawać sprawy.
Dla mnie najlepszym rozwiązaniem zawsze było tworzenie takiej checklisty w trakcie wykonywania danej pracy. Możesz to robić na bieżąco, podczas wykonywania czynności, albo też nagrać na telefonie, co robisz i później spisać z materiału video 🙂
Ja zawsze rozbijam te punkty na jak najdrobniejsze zadania, aby o niczym nie zapomnieć.
Zdania, jak widziałeś na powyższej liście, są dość proste i oczywiste.
3. Poprawki listy
Jeszcze chyba nie trafiła mi się taka checklista, która od razu byłaby idealna. Polecam sprawdzić ją ze 2-3 razy i zastanowić się, czy niczego tam nie brakuje.
4. Używanie własnej checklisty
Świetnym testem jest wykonanie danej czynności, korzystając z tej listy krok po kroku i nie robiąc nic więcej. Jeszcze lepszym byłoby, aby ktoś ją wziął i zrobił to za Ciebie :). Wtedy dasz radę dopracować ją niemalże do perfekcji.
5. Udoskonalaj checklistę
W momencie, kiedy masz już ustaloną listę czynności i wszystko działa jak trzeba, to warto zastanowić się, czy w jakiś sposób nie da się usprawnić któregoś elementu w tym procesie.
Podsumowanie
Kocham planowanie, checklisty, procesy, procedury… po prostu lubię mieć porządek, bo wtedy mogę dużo efektywniej pracować, niż gdybym miał chaos i musiał myśleć na raz o 10 innych rzeczach.
Jeśli już stosujesz checklisty, to podziel się swoimi doświadczeniami w komentarzu poniżej.
Jeśli jeszcze nie, a chciałbyś uzyskać większy spokój ducha, mniej się stresować i przestać zapominać o ważnych elementach danych zadań to zapraszam Cię do przetestowania checklisty.
Checklista w biznesie i nie tylko,
